Menu Luk

Hospitalsadministration

Jeg arbejder på et hospital. I administrationen. Her er forfærdeligt meget papirarbejde, som vi skal holde styr på. Det er et privat hospital, men vi er underlagt lovgivningen for, hvordan man skal håndtere forskellige situationer. Vi er også medlem af Patienterstatningen, selvom vi ikke er tvunget til at være det. Økonomiafdelingen og bogholderiet har rigtigt travlt. Men vi har også meget travlt med at få overblik over, hvad der sker med patienterne, som kommer her. Og vagtplanerne skal lægges og justeres hver eneste dag. Vi har tilstrækkeligt med personale, som tager sig af patienterne, men der er virkeligt meget at holde styr på.

Fik et dårligt ry

Vi oplevede for et par år siden, at vi havde et meget dårligt ry blandt lokalbefolkningen. De havde det indtryk, at det tog alt for lang tid for os at få patienter indskrevet – og udskrevet efter endt behandling. Og det var også rigtigt. Det tog lang tid, fordi meget af papirarbejdet blev forsinket, fordi administrationspersonalet også skulle påtage sig andre opgaver. Fx at justere vagtplanerne.

Vi indførte LEAN

Men da vi opdagede det, gjorde vi noget ved det. Vi fik sendt nogle kollegaer på forskellige Lean kurser, så de kunne stå for at lede en omstruktureringsproces, vi skulle i gang med. Og det har givet gode resultater. Vores patienter skal ikke sidde og vente i timevis, før de bliver indlagt. Og de skal heller ikke vente i timevis, når de kan blive udskrevet. Det har den her Lean proces hjulpet os til. Vi har fået ryddet op i arbejdsgangen med patienterne ind- eller udskrivning. Til at begynde med havde vi en Lean konsulent tilknyttet. Han hjalp de to kollegaer med at sætte processen i gang. Og så underviste han dem også på nogle af de kurser, de har været på. Det var en rigtig dygtig konsulent, og vi savner ham faktisk en gang imellem. Men vores kollegaer er også blevet ret skrappe til at identificere gnidninger i arbejdsprocessen med papirarbejdet. Der er ikke nogen grund til, at en sagsmappe skal transporteres fysisk fra receptionen op til 6. sal for at få et stempel og en godkendelse fra en eller anden læge. Det kan gøres elektronisk. Det er meget hurtigere og sikrer, at intet går tabt.

Alt er elektronisk

Når vi har alt papirarbejdet elektronisk, behøver vi ikke også at have det i hard-copy form. Det var én af de små gnidninger, som forsinkede arbejdet, at hver sagsmappe skulle flyttes frem og tilbage – sådan rent fysisk. Det er der ingen grund til. Nu sker det kun elektronisk.

En anden ting, som også sinkede arbejdet, var, at fordi hver mappe skulle transporteres fysisk, så skulle der altid laves kopier. Fordi, hvad nu, hvis mappen gik tabt undervejs? Det kan jo ske. Det undgår vi også nu, hvor det kun sker elektronisk. Vi er blevet mere miljøvenlige, kan man også sige. Vi printer meget mindre papir ud nu. Og fordi vi lagrer alt elektronisk, så kan vi altid falde tilbage på den backup, vi tager hver dag. Det kan ske, at et dokument kommer i en forkert mappe. Men så kan vi jo nemt søge efter det og finde det.